Praxisbeispiel: Einkaufs-App
Ein durchgespieltes Beispiel — wann eine Custom AI App die richtige Wahl ist und wie die Bausteine zusammenspielen
Die Übersicht beschreibt, wann eine Custom AI App besser passt als ein Assistent oder Workflow. Diese Seite spielt das an einem konkreten Beispiel durch, damit Du das Muster auf Deine eigenen Fälle übertragen kannst.
Das Szenario
Ein Einkaufs-Team verschickt regelmäßig Anfragen zu verschobenen Lieferterminen an viele Lieferanten und muss die Antworten sauber im Blick behalten. Per Hand bedeutet das: Tabellen pflegen, Mails einzeln schreiben, Antworten durchlesen und Status nachtragen.
Als Custom AI App läuft daraus ein durchgängiger Ablauf:
- Eine Export-Datei aus dem ERP-System (geänderte Liefertermine) wird hochgeladen.
- Die App schreibt pro Lieferant automatisch die passende Nachfrage-Mail.
- Eingehende Antworten werden von der KI gelesen und in einen klaren Status übersetzt (Termin bestätigt, neuer Termin vorgeschlagen, Rückfrage).
- Das Team sieht jederzeit in einer Übersicht, welche Anfragen offen, bestätigt oder beantwortet sind.
Warum hier eine Custom App passt
Die Übersicht nennt drei Signale — alle drei treffen hier zu:
- Strukturierte Eingaben — der ERP-Export ist eine Tabelle, keine freie Chat-Eingabe.
- Ergebnisse zum Prüfen und Bestätigen — Einkäufer wollen jede Lieferanten-Antwort sehen und freigeben, nicht blind übernehmen.
- Mehrstufiger Prozess mit Zustand — eine Anfrage durchläuft mehrere Schritte über Tage hinweg; dieser Zustand muss erhalten bleiben.
Dazu kommen zwei Eigenschaften, die ein Chat-Assistent oder Workflow nicht gut abbildet:
- Eigene Datenhaltung — die App führt eine eigene Datenbank über Anfragen, Lieferanten und Status.
- Hintergrund-Aufgaben — Mails laufen in einem festen Takt ab und ein Tageszusammenzug wird automatisch verschickt, auch wenn gerade niemand die App offen hat.
Faustregel: Sobald eine Aufgabe eigenen Zustand über die Zeit und eine geführte Oberfläche braucht, ist eine Custom App meist die bessere Wahl. Für einmalige Frage-Antwort-Aufgaben bleibt der Chat-Assistent einfacher.
Wie es aufgebaut ist
Die App ist eine eigenständige Web-Anwendung mit eigenem Frontend und Backend, die per iFrame in meinGPT eingebettet wird. meinGPT übernimmt dabei die Anmeldung und reicht den Nutzerkontext sicher an die App weiter.
| Baustein | Aufgabe |
|---|---|
| Oberfläche (iFrame) | Tabellen-Ansicht der Anfragen, Detail-Dialoge, Freigabe der Antworten |
| Backend | Eigene Datenbank, Import-Logik, Mail-Versand, KI-Aufrufe |
| Auth-Proxy | meinGPT als Identitäts-Quelle; das Backend prüft jeden Request gegen das meinGPT-JWT |
| E-Mail-Anbindung | Versand und Empfang über eine Mail-API (z. B. Microsoft Graph), Zugangsdaten bleiben serverseitig |
| KI-Auswertung | Eingehende Antworten werden serverseitig an ein Sprachmodell gegeben und in einen Status übersetzt |
Der sicherheitskritische Teil — wie Deine App nur Requests aus meinGPT akzeptiert und den Nutzerkontext verifiziert — ist eigenständig beschrieben unter Security & Authentication Proxy.
Der Ablauf im Detail
Import — Die Einkäuferin lädt den ERP-Export hoch. Die App legt pro Zeile eine Anfrage an und ordnet sie dem richtigen Lieferanten zu.
Ausgang — Für jede offene Anfrage erzeugt die App eine Nachfrage-Mail und verschickt sie über die hinterlegte Mail-API. Der Versand läuft in einem festen Takt im Hintergrund.
KI-Auswertung — Trifft eine Antwort ein, liest das Sprachmodell sie aus und schlägt einen Status vor: Termin bestätigt, neuer Termin, oder Rückfrage nötig.
Prüfen & Freigeben — Die Einkäuferin sieht Antwort und KI-Vorschlag nebeneinander und bestätigt oder korrigiert den Status. Nichts wird ohne menschliche Freigabe als final gesetzt.
Überblick — Eine Tages-Zusammenfassung geht automatisch raus; in der Übersicht ist jederzeit sichtbar, was offen, bestätigt oder beantwortet ist.
Das übertragbare Muster
Unabhängig vom konkreten Einkaufs-Fall lässt sich das Muster verallgemeinern:
- Strukturierte Daten rein (Upload oder Schnittstelle) → KI verarbeitet → Mensch prüft und gibt frei → Zustand bleibt erhalten.
- meinGPT liefert Anmeldung und Identität; Deine App hält Daten, Logik und die Anbindung an Dritt-Systeme.
- Zugangsdaten zu E-Mail-, ERP- oder anderen APIs bleiben serverseitig in Deiner App — das Frontend ruft nur Dein eigenes Backend.
Dasselbe Muster trägt z. B. für Reklamations-Bearbeitung, Angebots-Nachverfolgung oder die Auswertung eingehender Formulare.