Workflows erstellen und ausführen

Workflows auf der meinGPT-Plattform ermöglichen es Ihnen, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und Prozesse effizienter zu gestalten. Ein Workflow ist eine Abfolge von vordefinierten Schritten, die von der KI ausgeführt werden, um komplexe Aufgaben strukturiert zu lösen. Jeder Workflow kann individuell angepasst werden – von der Auswahl des passenden KI-Modells bis zur Festlegung spezifischer Variablen und Dokumente. Diese Flexibilität erlaubt es Ihnen, die Workflows präzise an die Anforderungen Ihres Teams oder Unternehmens anzupassen und Zeit sowie Ressourcen einzusparen.

Mit Workflows können Sie z. B. standardisierte Aufgaben wie das Erstellen von Berichten, die Analyse von Daten oder die Zusammenfassung von Informationen in klaren, strukturierten Prozessen abbilden. Jeder Schritt eines Workflows kann auf unterschiedliche Modelle und Eingaben zugreifen, sodass die Stärken der verschiedenen KI-Modelle optimal genutzt werden.

Workflows erstellen

In der Seitenleiste finden Sie die Rubrik Workflows. Um einen neuen Workflow zu erstellen, klicken Sie auf das Plus-Symbol neben der Workflow-Kategorie. Dadurch wird ein neuer Workflow hinzugefügt und die Option zur Auswahl der Erstellungsart angezeigt.

Sie haben die Möglichkeit, den Workflow entweder mit KI oder manuell zu erstellen. Für diesen Leitfaden wählen wir manuell aus, um die Schritte zur detaillierten Konfiguration des Workflows zu durchlaufen.

Geben Sie dem Workflow im Feld Name einen klaren, prägnanten Namen. Dieser Name sollte den Zweck des Workflows beschreiben, damit er später leicht identifiziert werden kann.

Erstellen Sie eine kurze Beschreibung für den Workflow. Diese Beschreibung hilft Ihnen und anderen Nutzern, den Nutzen des Workflows schnell zu verstehen und gibt einen Überblick über seine Funktion.

Geben Sie eine geschätzte eingesparte Zeit in Minuten an. Diese Zeit soll als persönliche Einschätzung dienen, wie viel Arbeitszeit durch die Automatisierung mit diesem Workflow eingespart werden kann. Dieser Schritt ist optional.

Wählen Sie ein allgemeines KI-Modell für den Workflow aus. Dieses Modell wird standardmäßig für alle Workflow-Schritte verwendet, sofern keine anderen Modelle in den einzelnen Schritten festgelegt werden.

In späteren Schritten können Sie jedem einzelnen Schritt des Workflows spezifische Modelle zuweisen. Dies ermöglicht es, die Stärken unterschiedlicher KI-Modelle zu kombinieren und so das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Weitere Informationen finden Sie in den Modellinformationen.

Nachdem Sie die allgemeinen Einstellungen abgeschlossen haben, wechseln Sie zur Rubrik Workflow-Schritte. Durch Anklicken dieser Rubrik gelangen Sie in die Konfigurationsansicht, in der Sie die einzelnen Schritte des Workflows definieren und festlegen können, wie die KI in jedem Schritt interagieren soll.

In diesem Abschnitt können Sie Dokumente hochladen, die standardmäßig mit jedem Ausführen des Workflows angehängt werden. Dies ist besonders nützlich, wenn bestimmte Referenzdokumente oder Vorlagen zur Verfügung stehen, die der KI helfen, den gewünschten Stil oder die Struktur zu erkennen.

Sie können beispielsweise eine bereits erstellte Muster-Stellenanzeige hochladen, die der KI als Referenz dient und die gewünschte Struktur vorgibt. Dieses Dokument wird dann jedes Mal automatisch hinzugefügt, wenn der Workflow ausgeführt wird, sodass die KI anhand des Beispiels optimal arbeiten kann.

Aktivieren Sie die Option „Erlaube Dokumentenupload", wenn der Workflow zusätzliche Dokumente benötigt, die je nach Ausführung variieren können. Diese Funktion ist hilfreich, wenn Nutzer während der Workflow-Ausführung eigene Dokumente hochladen sollen.

Bei der Erstellung einer Stellenanzeige könnte eine zuständige Abteilung beispielsweise regelmäßig wechselnde Anforderungen und Spezifikationen stellen, die dann in den Workflow integriert werden. Durch die Aktivierung dieser Option können solche individuellen Anforderungen berücksichtigt werden.

Ein Workflow besteht aus einer Reihe von Schritten, die nacheinander ausgeführt werden. Jeder Schritt stellt eine spezifische Anweisung oder einen Prompt dar, den die KI verarbeitet, um eine Teilaufgabe des gesamten Workflows zu erfüllen. Durch das Hinzufügen von mehreren Schritten kann der Workflow komplexere Aufgaben lösen und detaillierte Ergebnisse liefern.

Beispielsweise könnte ein Workflow zur Erstellung einer Stellenanzeige mehrere Schritte umfassen, z. B. das Recherchieren des Berufsfelds, das Erstellen eines Anzeigentexts und das Zusammenfassen der wichtigsten Qualifikationen.

Sie können in jedem Schritt den Prompt individuell formulieren und mit Variablen versehen, um eine präzise und flexible Anweisung zu geben. Jeder Schritt kann dabei auf zuvor definierte Variablen oder Dokumente zugreifen, um die Ausführung spezifischer und personalisierter zu gestalten.

Variablen ermöglichen es Ihnen, den Workflow bei jeder Ausführung schnell und einfach an spezifische Anforderungen anzupassen, ohne den grundlegenden Ablauf zu ändern. Sie werden im Workflow durch zwei geschweifte Klammern wie {{Variable}} angezeigt und lassen sich in den einzelnen Schritten flexibel einsetzen.

Komponenten der Variablen:

Kennung (Name): Der Name der Variablen, z. B. {{Thema}}, der in den Schritten des Workflows verwendet wird.
Platzhalter: Ein kurzer Hinweistext, der dem Nutzer zeigt, welche Information in der Variable eingetragen werden soll. Zum Beispiel kann der Platzhalter „z. B. Thema der Recherche" angeben, welche Art von Inhalt erwartet wird.
Typ: Der Variablentyp bestimmt, welche Art von Eingabe erforderlich ist. Sie können zwischen Kurztext, Textblock, Auswahl und An/Aus wählen.

Neben dem allgemeinen Modell, das für den gesamten Workflow gilt, haben Sie die Möglichkeit, für jeden Schritt ein spezifisches KI-Modell zuzuweisen. Diese Funktion ist besonders wertvoll, wenn einzelne Schritte des Workflows unterschiedliche Anforderungen haben. So kann etwa ein Schritt, der auf hohe Kreativität angewiesen ist, ein anderes Modell verwenden als ein Schritt, der eher auf technische Präzision fokussiert ist.

Falls der Workflow aus mehreren Schritten besteht, können Sie beliebig viele weitere Schritte hinzufügen. Dies ermöglicht Ihnen, umfassende Workflows zu erstellen, die mehrere Aktionen nacheinander ausführen und komplexe Aufgaben bewältigen.

Jeder zusätzliche Schritt kann neue Variablen nutzen oder auf bereits definierte Variablen zurückgreifen. Auf diese Weise können Variablen, die z. B. in Schritt 1 definiert wurden, in den folgenden Schritten weiterverwendet werden, um die Konsistenz und Individualisierung der Workflow-Ausführung zu gewährleisten.

Wenn die Dokumentausgabe für einen Workflow aktiviert ist, wird nach der Ausführung automatisch ein Dokument mit dem Output im gewählten Format erstellt.

Verfügbare Formate:

Dokument (Word, PDF, Text)
Tabelle (Excel, CSV)
Präsentation (PowerPoint)

Das generierte Dokument bleibt im Chat erhalten und kann auch zu einem späteren Zeitpunkt heruntergeladen werden.

Sobald Sie alle Schritte und Einstellungen für den Workflow definiert haben, ist es wichtig, den Workflow zu speichern. Dies geschieht durch Klicken auf den Speichern-Button. Das Speichern stellt sicher, dass alle Änderungen und Konfigurationen dauerhaft übernommen werden und der Workflow zur Ausführung bereit ist.

Jede Änderung am Workflow muss durch erneutes Speichern bestätigt werden. Wenn der Workflow nicht gespeichert wird, gehen alle ungesicherten Änderungen verloren und der Workflow bleibt unverändert. Achten Sie daher darauf, nach jeder Anpassung oder Ergänzung auf „Speichern" zu klicken, um die aktuellste Version zu sichern.

Workflows ausführen und bearbeiten

Workflows ausführen

Navigieren Sie im Seitenmenü zum gewünschten Workflow und wählen Sie ihn aus. Dadurch öffnet sich die Ansicht des Workflows.

Falls der Workflow Variablen enthält, werden Ihnen Eingabefelder für die Variablen angezeigt. Füllen Sie die entsprechenden Werte ein, um den Workflow an die aktuellen Anforderungen anzupassen.

Klicken Sie auf den Button „Ausführen". Der Workflow startet und führt die einzelnen Schritte automatisch aus. Sobald der Workflow läuft, müssen Sie keine weiteren Schritte durchführen; die KI übernimmt den Rest.

Workflows bearbeiten

Bewegen Sie den Mauszeiger über den gewünschten Workflow im Seitenmenü. Ein „Bearbeiten"-Button wird angezeigt. Klicken Sie darauf, um den Workflow in den Bearbeitungsmodus zu öffnen.

Im Bearbeitungsmodus können Sie die gewünschten Punkte ändern, z. B. Variablen, Dokumente oder andere Einstellungen des Workflows.

Vergesse nicht stets deine Änderungen zu speichern.