Workflows
Wiederkehrende KI-Aufgaben als wiederverwendbare Templates abbilden — mit Variablen, Schritten und festem Output-Format.
Ein Workflow ist ein gespeichertes Prompt-Template mit Variablen, optional mehreren Schritten und einem festgelegten Output-Format. Statt denselben Prompt jeden Montag neu zu tippen, füllst Du nur noch die Eingabefelder aus und drückst Ausführen.
Aus 20 Minuten Copy-Paste-Prompting werden 30 Sekunden Formular-Ausfüllen — wenn das Template sauber gebaut ist. Diese Seite zeigt, was sauber gebaut bedeutet.
Unsicher, was das richtige Werkzeug ist? Zwei Vergleichstabellen helfen Dir: Workflow vs. Assistent und Workflow vs. Prompt-Bibliothek.
Capabilities
- Beliebig viele Schritte, die nacheinander ausgeführt werden
- Variablen-Typen: Kurztext, Textblock, Auswahl (Dropdown), An/Aus
- Pro Schritt eigenes KI-Modell wählbar
- Pro Schritt eigene Websuche an- oder ausschaltbar (sinnvoll z. B. nur in Recherche-Schritten)
- Hinterlegte Referenz-Dokumente (immer mitgeschickt) plus optionaler Datei-Upload pro Ausführung
- Output-Formate: Markdown im Chat, Word/PDF/Text, Excel/CSV, PowerPoint, strukturiertes JSON (z. B. für Weiterverarbeitung in Make/n8n oder eigenen APIs)
- Teilen mit dem Projekt → Kollegen führen den Workflow aus, ohne ihn zu bearbeiten
PowerPoint und Excel als Datei-Output funktionieren ausschließlich über Workflows mit aktiviertem Dokumentausgabe-Toggle. Im normalen Chat ist das nicht möglich. Wer eine .pptx oder .xlsx braucht, baut dafür einen Workflow.
Wie ein guter Workflow aussieht — drei Bestandteile
Schlecht gebaute Workflows liefern beim ersten Test brauchbare Ergebnisse und scheitern still beim zehnten Lauf, weil eine andere Person andere Eingaben macht. Ein robuster Workflow legt drei Dinge explizit fest:
Erstelle eine Stellenanzeige für die Position {{position}} im Bereich {{abteilung}}.
1Nutze {{position}}, {{abteilung}} und die hochgeladene Anforderungs-Notiz.
2Halte Dich an Tonalität und Struktur der hinterlegten Muster-Anzeige muster-stellenanzeige.docx.
3Liefere genau diese Abschnitte: Titel, Über uns (3 Sätze), Aufgaben (5-7 Bullets), Profil (5-7 Bullets), Wir bieten (4-5 Bullets), Kontakt.
Kein Fließtext-Fazit am Ende. Keine Emojis.
Senior Backend Engineer (m/w/d)
Über uns Wir bauen Industrie-Software für mittelständische Maschinenbauer. 40 Leute, profitabel, Remote-first mit Office in München.
Deine Aufgaben
- Backend-Services in TypeScript/NestJS weiterentwickeln
- Datenmodelle für Auftragsabwicklung entwerfen
- Code-Reviews für 4 Junior-Engineers
- ...
Dein Profil
- 5+ Jahre Backend-Erfahrung mit Node.js oder ähnlichem
- ...
Der Workflow speichert das Ergebnis als .docx, wenn die Dokumentausgabe aktiviert ist — sonst als Markdown im Chat. Folge-Schritte können auf den Output dieses Schritts zugreifen.
Faustregel. Ein guter Workflow-Schritt nennt mindestens eine Variable, eine Referenz, ein Output-Schema. Drei Bestandteile — der Lauf wird reproduzierbar, egal wer ihn ausführt.
Vage vs. präzise — was passiert ohne Schema
Derselbe Workflow für die Stellenanzeige, zwei Varianten:
"Schreib eine Stellenanzeige für {{position}}. Nutze die Anforderungen aus dem hochgeladenen Dokument."
Was passiert über zehn Läufe:
- Mal mit "Du", mal mit "Sie"
- Mal 3 Bullets bei den Aufgaben, mal 12
- Mal mit Emojis am Ende, mal ohne
- HR muss jedes Ergebnis nachbearbeiten. Workflow spart kaum Zeit.
"Erstelle eine Stellenanzeige für {{position}}, Tonalität wie in muster-stellenanzeige.docx, mit genau diesen Abschnitten: Titel, Über uns (3 Sätze), Aufgaben (5-7 Bullets), Profil (5-7 Bullets), Wir bieten (4-5 Bullets), Kontakt."
Was passiert über zehn Läufe:
- Konsistente Struktur und Tonalität
- HR-Korrektur ist Feinschliff, kein Re-Write
- 2 Minuten statt 20 pro Anzeige.
Worauf der Workflow Wizard häufig hereinfällt
Output ohne Schema.
Symptom: Beim Test sieht das Ergebnis gut aus, der Kollege bekommt eine Woche später ein anderes Format und beschwert sich.
Ursache: Der Prompt sagt was erzeugt werden soll, aber nicht in welcher Form. Modelle variieren von Lauf zu Lauf in Länge, Reihenfolge, Bullet-Stil.
Fix: Output-Schema explizit als Liste der Abschnitte oder als Beispiel-Tabelle in den Prompt schreiben. Wenn möglich Dokumentausgabe aktivieren — .docx/.xlsx zwingt eine feste Struktur.
Zu viele Schritte hintereinander. Symptom: Schritt 1-3 sind brauchbar, ab Schritt 5 driftet das Thema ab oder Variablen aus Schritt 2 werden in Schritt 6 ignoriert. Ursache: Jeder Schritt bekommt den Output der vorherigen Schritte als Kontext. Bei 6+ Schritten wird der Kontext lang, das Modell verliert die ursprüngliche Aufgabenstellung. Fix: Maximal 3-4 Schritte pro Workflow. Wenn mehr nötig sind: Aufteilen in zwei separate Workflows — der zweite nimmt das Ergebnis des ersten als Datei-Input.
Falsche Granularität — entweder zu spezifisch oder zu generisch. Symptom A: Workflow funktioniert nur für genau einen Kunden / ein Produkt — bei der zweiten Anwendung muss man ihn fast neu bauen. Symptom B: Workflow ist so allgemein, dass man pro Lauf doch wieder den halben Prompt frei eintippt. Ursache: Beim Bauen wurde nicht festgelegt, welche Achse variiert. Soll der Workflow über Positionen variieren? Über Abteilungen? Über Tonalitäten? Fix: Vor dem Bauen aufschreiben: "Diesen Workflow werden N Personen ausführen. Was ändert sich pro Ausführung?" — das wird zur Variablen-Liste. Alles andere bleibt fest im Prompt.
Datei-Upload ohne Format-Konvention. Symptom: Die Anforderungs-Notiz ist mal eine PDF, mal eine Mail, mal ein Bild vom Whiteboard — Ergebnisse schwanken stark. Ursache: Der Prompt erwartet implizit ein bestimmtes Eingabeformat, sagt es aber nicht. Fix: Im Prompt explizit nennen, was die hochgeladene Datei enthält und wie sie aussieht — z.B. "Das hochgeladene Dokument enthält Stichpunkte zu den Anforderungen, eine halbe bis eine Seite, deutsch". Lieber den Datei-Upload sperren und stattdessen ein Textblock-Variable nutzen, wenn die Form unklar ist.
Der Trick — Erst manuell, dann modellieren. Workflows ersetzen keinen unklaren Prozess, sie skalieren einen klaren. Mach den Prozess drei Mal manuell im Chat durch — mit drei verschiedenen Eingaben — bevor Du ihn als Workflow speicherst. Du merkst dabei: welche Variablen wirklich variieren, wo der Prompt zu vage ist, ob das Modell überhaupt liefert was Du brauchst. Wer direkt mit der Workflow-Erstellung startet, baut meist am realen Ablauf vorbei und merkt es erst, wenn Kollegen den Workflow nutzen.