Nutzerverwaltung
Nutzer einladen, Rollen zuweisen und Seat-basierte Zugänge verwalten
Über die Nutzerverwaltung können Admins Nutzer einladen, Rollen zuweisen, Seats verwalten und Mitgliederdaten exportieren.
Rollen
Jedes Workspace-Mitglied hat eine von drei Rollen. Admins können die Rolle jederzeit über das Dropdown in der Mitgliederliste ändern.
| Rolle | Seat erforderlich | Berechtigungen |
|---|---|---|
| Admin | Ja | Vollständiger Zugriff auf alle Workspace-Einstellungen, Nutzerverwaltung, Abrechnung, Compliance, Integrationen und KI-Funktionen. Kann Mitglieder einladen, entfernen und Rollen sowie Seats verwalten. Es muss immer mindestens ein Admin existieren. |
| Mitglied | Ja | Zugriff auf alle KI-Funktionen der Plattform (Chat, Assistenten, Workflows, Übersetzungen usw.). Kein Zugriff auf Workspace-Administrationseinstellungen. |
| Betrachter | Nein | Kann sich einloggen und eingeschränkte Inhalte sehen, hat aber keinen Zugriff auf KI-Funktionen. Betrachter belegen keinen bezahlten Seat. Nützlich für Nutzer, die auf eine Seat-Zuweisung warten. |
Rolle eines Mitglieds ändern
Um eine Rolle zu ändern, klicke auf das Rollen-Dropdown neben dem Namen des Mitglieds und wähle die neue Rolle. Die Änderung wird sofort wirksam.
Beim Wechsel zwischen Admin und Mitglied wird der Seat-Status automatisch angepasst. Eine Herabstufung auf Betrachter gibt den Seat frei.
Seat-Verwaltung
Dein Workspace verfügt über eine feste Anzahl an Seats, die in deinem Plan enthalten sind. Nur Nutzer mit Seat (Admins und Mitglieder) können KI-Funktionen nutzen. Die aktuelle Seat-Auslastung wird als Fortschrittsbalken in der Nutzerverwaltung angezeigt (z. B. 12 / 25).
Seats automatisch an neue Mitglieder vergeben
Ein Toggle in den Mitgliedereinstellungen steuert, ob neue Nutzer beim Beitritt zum Workspace automatisch einen Seat und die Rolle Mitglied erhalten.
- Aktiviert (Standard): Jeder neue Nutzer, der über eine Einladung oder einen Invite Link beitritt, erhält automatisch einen Seat und wird Mitglied — solange Seats verfügbar sind.
- Deaktiviert: Neue Nutzer treten als Betrachter ohne Seat bei. Ein Admin muss die Rolle manuell auf Mitglied oder Admin ändern, um einen Seat zuzuweisen.
Dies ist nützlich, wenn du Kosten kontrollieren oder neue Mitglieder vor dem KI-Zugang prüfen möchtest.
Seats an bestehende Betrachter vergeben
Falls die automatische Zuweisung deaktiviert ist oder erst aktiviert wurde, nachdem Nutzer bereits als Betrachter beigetreten sind, kannst du über den Button Seats zuweisen in der Toolbar alle aktuellen Betrachter gesammelt zu Mitgliedern hochstufen. Verfügbare Seats werden dabei der Reihe nach belegt.
Zusätzliche Seats erwerben
Business-Abonnement
Navigiere zu Einstellungen > Nutzung & Abrechnung > Jetzt upgraden. Im sich öffnenden Dialog klicke auf Abonnement verwalten. Du wirst zu Stripe weitergeleitet, wo du die Anzahl der Seats in deinem Abonnement erhöhen oder verringern kannst.
Enterprise-Abonnement
Wende dich an deinen Account Manager, um die Anzahl der Seats in deinem Abonnement zu erhöhen oder anzupassen.
Mitglieder einladen
Es gibt zwei Wege, neue Nutzer zu deinem Workspace hinzuzufügen:
- E-Mail-Einladungen — gib eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein, um eine direkte Einladung zu versenden.
- Invite Links — erstelle einen teilbaren Link, über den jeder beitreten kann. Praktisch für das Onboarding größerer Gruppen.
Beide Methoden sind auf der Seite der Nutzerverwaltung in den jeweiligen Abschnitten verfügbar.
Automatischer Beitritt über E-Mail-Domain (Enterprise)
Diese Funktion ist für Enterprise-Kunden auf Anfrage verfügbar. Wende dich an deinen Account Manager, um sie zu aktivieren.
Du kannst eine Unternehmens-E-Mail-Domain (z. B. @deinefirma.de) mit deinem Workspace verknüpfen. Wenn sich ein neuer Nutzer mit einer E-Mail-Adresse dieser Domain registriert, wird er automatisch deinem Workspace hinzugefügt — ohne manuelle Einladung. In Kombination mit dem Toggle zur automatischen Seat-Vergabe erhalten neue Mitarbeitende sofort nach der Registrierung vollen KI-Zugang.
Die Domain-Einstellungen werden unter Einstellungen > Zugang verwaltet.
Mitglieder aus dem Workspace entfernen
Du kannst Mitglieder aus dem Workspace entfernen. Dadurch wird ihr Konto auf der Plattform nicht gelöscht.
Suchen und Filtern
Die Mitgliederliste bietet Werkzeuge, um bestimmte Nutzer schnell zu finden:
- Suche — gib einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein, um die Liste in Echtzeit zu filtern.
- Sortierung — wechsle zwischen aufsteigender und absteigender alphabetischer Reihenfolge.
- Seat-Filter — wähle zwischen Alle, Mit Seat (Admins und Mitglieder) oder Ohne Seat (Betrachter), um die Liste nach Seat-Status einzugrenzen.
Aktive Filter gelten auch für den CSV-Export — so kannst du eine Suche oder einen Filter mit dem Download kombinieren, um einen gezielten Auszug zu erhalten.
KI-Beauftragter
Admins können einen KI-Beauftragten hinterlegen, der für alle Mitglieder sichtbar ist. Dieser ist typischerweise der interne KI-Koordinator oder Helpdesk-Kontakt. Felder umfassen Name, E-Mail, Telefon und zusätzliche Informationen.
CSV-Export
Der CSV-Button in der Toolbar der Mitgliederliste lädt eine Datei mit den aktuell angezeigten Mitgliedern herunter (unter Berücksichtigung aktiver Suche oder Seat-Filter). Die Datei enthält folgende Spalten:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
id | Interne Nutzer-ID |
email | Primäre E-Mail-Adresse |
firstName | Vorname |
lastName | Nachname |
isAdmin | yes wenn Workspace-Admin, sonst no |
hasSeat | yes wenn ein Seat vorhanden ist (Admin oder Mitglied), sonst no |